Administratief medewerker afdeling opleidingen

Als administratief medewerker heb je een sleutelrol in het planningsproces en aanverwante activiteiten. Je bent verantwoordelijk voor het overzien, bewaken en verbeteren van deze processen. Het beheren van de dag- en personeelsplanning, het coördineren van telefoonverkeer en het aanspreekpunt zijn voor klanten en cursisten behoren tot de verantwoordelijkheden van deze functie. In deze rol werk je nauw samen met twee andere medewerkers binnen opleidingen en rapporteer je rechtstreeks aan de manager van Opleidingen.

Wat ga je doen?

Voorbereiden van trainingen, waaronder:

• Klaarzetten van de leslokalen en trainingsruimtes en eventuele materialen;
• Inplannen van cursussen en trainingen voor cursisten en trainers;
• Registreren van deelnemer gegevens in LMS en AFAS cursusmanagement en de opleidingsagenda.
• Aanmaken van een digitaal deelnemersdossier.
• Uitnodigen en verstrekken van cursusinformatie aan cursisten, klanten en docenten/instructeurs.
• Organiseren van catering (extern).
• Maken, beheren en bijhouden van dag-, week- en maandplanning.
• Monitoren en rapporteren van ontwikkelingen rondom planning, registratie en organisatie.
• Binnenkomende telefonie en vragen vanuit de organisatie omtrent opleidingen;
• Verantwoordelijk voor de voortgang van de planning en gemaakte afspraken.
• Opstellen en registreren van certificaten.
• Aanleggen en beheren van klant- en cursistendossiers.
• Up to date houden van documentatie met input van docenten.